Jak správně vyúčtovat zálohy na energie?

Pronajímáte-li byt, je Vaší zákonnou povinností jednou za rok nájemci vyúčtovávat energie. Víte, jak na to? Nebo každoročně tápete? Ať už je to jakkoli, tento článek Vám zaručeně pomůže tuto neoblíbenou povinnost hravě zvládnout.

Ze všeho nejdříve si řekněme, které skutečnosti týkající se zúčtování energií, je potřeba si stanovit již na samotném začátku nájemního vztahu.

Zúčtovací období

Zúčtovací období je zpravidla 1 kalendářní rok. Lze ho však dohodou stran (tedy pronajímatele a nájemce) nějakým způsobem upravit a přizpůsobit konkrétnímu případu. Nejjednodušším řešením je nastavení zúčtovacího období ve stejné délce, jako je nájemní vztah (maximálně však jako 12 po sobě jdoucích měsíců). To znamená, pokud bude nájemce byt obývat od 1. března do 28. února následujícího roku, je dobré vymezit totožně dlouhé zúčtovací období a energie tak vyúčtovat nájemci pouze jednou. Druhou možností je ponechat zúčtovací období jako kalendářní rok, vyúčtování energií pak musí být provedeno dvakrát.

Zálohy na energie a služby

Aby si pronajímatel pojistil, že nájemce po skončení nájemního vztahu neuteče bez zaplacení, platí se měsíčně tzv. zálohy na energie a služby spojené s užíváním předmětu nájmu. Každý měsíc tak nájemce kromě nájemného za byt (např. 10 000 Kč) odvádí i příslušnou zálohu na energie a služby (např. 3 500 Kč). Výši těchto záloh je dobré nastavit dle předchozí (případně předpokládané) spotřeby a zároveň zohlednit i počet osob, který bude v bytě bydlet. Tuto částku je nutné uvést v nájemní smlouvě společně se způsobem jejich následného vyúčtování.

Položky vyúčtování

Než se dostaneme k jednotlivým položkám vyúčtování (a případně i jejich výpočtům), je potřeba si říci, co přesně lze zahrnout do záloh za energie a služby, a co naopak mezi tyto položky nepatří.

Lze zahrnout:

• dodávku pitné vody,
• dodávku teplé vody,
• odvádění odpadních vod kanalizacemi,
• vytápění,
• dodávku elektrické energie, *
• dodávku plynu, *
• osvětlení a úklid společných prostor v domě,
• užívání výtahu,
• kontrolu a čištění komínů,
• odvoz splašků a čištění žump,
• odvoz odpadů,
• vybavení bytu společnou televizní a rozhlasovou anténou,
• případně další služby, které byly sjednány v nájemní smlouvě.

* Pronajímatel si může částečně ulehčit vyúčtování energií, a to tak, že na dobu trvání nájemního vztahu přepíše elektřinu a plyn na nájemce. Elektrárny a plynárny pak fakturují náklady za dodanou energii přímo nájemci.

Nelze zahrnout:

(Tyto náklady je pronajímatel povinen hradit z utrženého nájmu.)

• fond oprav,
• splátka anuity v bytovém družstvu,
• rozhlasové a televizní poplatky,
• pojištění bytu a domu,
• správa bytové jednotky,
• náklady spojené s užíváním nebytových prostor (pokud nejsou předmětem nájmů).

Dodávka pitné vody

Dodávka pitné vody do domu podléhá hned dvěma cenovým sazbám – vodnému a stočnému. V případě, že bytový dům, kterého součástí je i námi pronajímaný byt, se nachází ve městě, jedná se zpravidla o jednu souhrnnou cenu pro vodné i stočné. V Brně se tato částka pohybuje kolem 85 Kč, k únoru 2021 (pro srovnání v Praze je to něco málo přes 100 Kč, v Ostravě cca 90 Kč).

Pokud nájemce v bytě bydlel celý rok (od 1. ledna do 31. prosince), není potřeba nic přepočítávat. Nájemci vyúčtujeme identickou částku, jaká je uvedena na faktuře z vodáren. Pokud však byt obýval pouze část roku, je nutné zjistit reálnou spotřebu za toto období. Pak jednoduše dopočítáme příslušnou část ceny, a to vynásobením spotřebovaného množství a ceny za měrnou jednotku.

V našem případě cena za vodné a stočné činila během zúčtovacího období 79,53 Kč za měrnou jednotku a nájemce (který byt obýval po celý kalendářní rok) spotřeboval 131,92 m3 vody. Celkovou částku za dodávku pitné vody tedy vypočteme jako: spotřebované množství × cena za měrnou jednotku, tj. 131,92 × 79,53. To se rovná cca 10 491 Kč.

Může se stát, že se cena dodávky pitné vody v průběhu roku změní (stejně tak může tato situace nastat i u ostatních energií). Pak je potřeba vše důkladně propočítat tak, aby nájemce nepřeplácel něco, co nemá nebo naopak, aby konečná vyúčtovaná částka nebyla (neprávem) příliš nízká.

Dodávka teplé vody

Způsob výpočtu ceny za dodávku teplé vody závisí na existenci či naopak neexistenci podružných vodoměrů v domě. V případě, že bytový dům disponuje takovýmito vodoměry, lze snadno určit, kolik který byt spotřeboval teplé vody a dopočítat tak i částku, kterou je nájemce dlužen. Pokud však v domě podružné vodoměry nejsou, výpočet se provádí podle tzv. směrných čísel. Tento způsob je složitější a v tomto článku se jím zabývat nebudeme.

Vyúčtování za energie, které pronajímatel obdrží od SVJ (Společenství vlastníků jednotek), může obsahovat hned několik položek týkajících se dodávky teplé vody. Všechny tyto položky je následně potřeba určitým způsobem přeúčtovat nájemci. Jednotlivé náklady proto doporučujeme přepočítat na kubíky a sjednotit do jedné celkové částky zahrnující všechny výdaje spojené s dodávkou teplé vody, kterou vyúčtujeme nájemci.

V našem případě do kategorie nákladů týkajících se dodávky teplé vody můžeme zahrnout následující položky: teplá voda médium, teplo – ohřev vody 30% a teplo – ohřev vody 70%. Příslušné částky tedy sečteme a vydělíme celkovým počtem dodaných kubíků, tzn.: (577,98 + 1 711,19 + 1 080,32) / (7,27 + 71,93 + 7,20), tj. 39 Kč za 1 dodaný kubík teplé vody. Pronajímatel tedy nájemci vyúčtuje 3 370 Kč jako náklady na dodávku teplé vody [39 × (7,27 + 71,93 + 7,20)].

Elektřina

Obecně se platba za dodávku elektrického proudu skládá ze dvou složek: stálého platu a sazby za 1 dodanou kWh (případně MWh) vynásobené skutečným spotřebovaným množstvím energie konkrétním odběratelem.

První složka, tedy stálý plat, je částka, kterou platíme prakticky jen za to, že v domě máme instalovaný elektroměr. Platí se měsíčně a zpravidla se pohybuje kolem 80–95 Kč. V praxi tedy bude tato složka ceny vypočtena následovně.

Předpokládejme, že stálý plat je roven 85 Kč za měsíc, spočítáme tedy, kolik měsíců nájemce v bytě bydlel a vynásobíme stálým platem. Pokud nájemce byt obýval po celý rok, bude to: 12 × 85 = 1 020 Kč. V případě, že mu byl byt pronajímán například od 15. ledna do 15. prosince, budeme postupovat takto: v lednu nájemce v bytě pobýval 17 dnů, v prosinci pak 15 dnů, tyto měsíce proto dopočítáme poměrně jako 17/31 za leden a 15/31 za prosinec. Celkově za rok bude tedy nájemci vyúčtován stálý plat ve výši: [(17/13) + 10 + (15/31)] × 85 Kč, tj. 937,74 Kč.

Druhá složka se odvíjí od skutečně spotřebované energie, respektive od stavu elektroměru. Její výpočet je poměrně jednoduchý, je nutno pouze vynásobit množství spotřebovaných jednotek sazbou za 1 dodanou kWh (případně MWh). Jediná obtížnost, která může u výpočtu nastat, je rozlišování „levného“ a „drahého“ proudu (kombinace těchto dvou tarifů se však netýká všech odběratelů, jedná se pouze o ty domácnosti, které elektřinou ohřívají vodu, vytápí či nabíjí elektromobily). V tomto případě, dalo by se říci, budeme výpočet dvakrát opakovat, tj. cenová sazba za 1 dodanou kWh/MWh ve vysokém tarifu (VT) × množství spotřebované elektrické energie po dobu trvání VT. Pro nízký tarif bude výpočet proveden obdobně, tj. cenová sazba za 1 dodanou kWh/MWh v nízkém tarifu (NT) × množství spotřebované elektrické energie po dobu trvání NT. Výsledné částky sečteme a obdržíme tak, celkovou peněžní částku za skutečně spotřebovanou energii.

Plyn

Pokud má byt přívod plynu „až k sobě“, zpravidla má pak i vlastní plynoměr. Pronajímatel tedy obdrží samostatnou fakturu za dodávku plynu, kterou přeúčtuje nájemci. Celková cena, stejně jako v případě vyúčtování elektrického proudu, se skládá ze dvou částí: stálého měsíčního platu a násobku spotřebovaného množství plynu a ceny za dodaný metr krychlový nebo za kWh (záleží na dodavateli, jakým způsobem spotřebu počítá).

Stálý měsíční plat pronajímatel vyúčtuje dle počtu měsíců, po který nájemce v bytě žil (případně poměrně dopočítá, pokud se nájemce přistěhuje/odstěhuje v průběhu roku). Druhá část ceny se stanoví, jak již bylo zmíněno, jako násobek spotřebovaného množství plynu a cenové sazby za dodanou jednotku. Spotřebované množství, v případě, že nájemce byt obýval po celý rok, bude rovno hodnotě spotřeby, která je uvedena na celkové roční faktuře plynáren, částku tedy bude možno jednoduše přeúčtovat. Pokud však nájemce v bytě nežil celý rok, lze spotřebu stanovit jako rozdíl mezi stavem plynoměru na začátku a na konci jeho pobytu, v obou okamžicích je totiž podepisován předávací protokol, který mimo jiné uvádí i zmíněný stav plynoměru.

Náklady na společné prostory

Do vyúčtování za energie nesmíme zapomenout zahrnout i náklady související s využíváním společných prostor v domě. Jedná se například o úklid společných prostor, „společnou elektřinu“ (tj. osvětlení chodeb, sklepů apod.) či provoz výtahu. Výpočet ceny těchto položek je poměrně specifický a využívá takzvané osoboměsíce (tj. počet osob, který v daném bytě bydlel × počet měsíců, po který tam bydlel). Každá položka má zároveň stanovenou i cenu za jeden osoboměsíc.

Pokud tedy v bytě po celý rok bydleli 2 lidé, spočítáme počet osoboměsíců jako 2 × 12 (2 osoby × 12 měsíců), tedy 24 osoboměsíců. V případě, že by se však v půlce roce do bytu přistěhovala další osoba, musíme výpočet upravit: 2 × 6 (první půlka roku) plus 3 × 6 (druhá půlka roku), dojdeme tedy k výsledku 30 osoboměsíců. Tímto způsobem spočítáme celkový počet osoboměsíců, který následně pouze vynásobíme sazbou za konkrétní „komoditu“ (tady například sazbou za provoz výtahu).

Do těchto nákladů mohou být zahrnuty i jiné dodávky, například využívání antén či jiných přijímačů. Jedná se o velmi specifickou oblast a i samotný způsob vyúčtování se může případ od případu lišit.

Na vyúčtování od SVJ vidíme hned 3 položky, které nájemci vyúčtujeme v rámci nákladů na společné prostory, je to: spotřeba el. energie, výtah a úklid objektu. Z dokumentu vyčteme rovněž cenu těchto položek za jeden osoboměsíc (4,97 Kč za elektrickou energii, 45,10 Kč za výtah, 40,47 Kč za úklid objektu). Tyto ceny vynásobíme uvedeným počtem osoboměsíců (v našem případě je to 12 osoboměsíců, můžeme tedy zároveň říci, že v bytě bydlela celý rok pouze jedna osoba) a získáme tak celkovou částku za jednotlivé položky, tj.: 59,64 Kč za „společnou“ elektrickou energii, 541,17 Kč za výtah a 485,65 Kč za úklid objektu.

Teplo

Pokud má bytová jednotka vlastní zdroj vytápění, ve vyúčtování SVJ za dodané energii tuto položku nenajdeme. V opačném případě pronajímatel obdrží souhrnné vyúčtování, ve kterém bude dodávka tepla zahrnuta. Následně, pokud nájemce v bytě bydlel po celý rok, mu pronajímatel jednoduše celou tuto částku přeúčtuje. Pokud však v bytě pobýval pouze část roku, je postup složitější.

Vyhláška číslo 269/2015 Sb. udává následující tabulku, dle které lze cenu dodaného tepla poměrně rozložit na částky za jednotlivé měsíce, tj. 19 % z fakturované částky za leden, 16 % za únor, 14 % za březen atd. Důvodem tohoto nerovnoměrného rozložení je fakt, že v letních měsících (červen, červenec, srpen) se zpravidla netopí a naopak v zimních měsících je spotřeba tepla v domech nejvyšší. Bylo by tedy nespravedlivé účtovat nájemci, který v bytě pobýval pouze v létě a tuto energii prakticky nevyužíval, stejně vysokou částku za dodávku tepla jako nájemci, který zde bydlel v zimě.

Ještě více podrobný je výpočet v případě, že se nájemce do bytu přistěhuje v průběhu měsíce, dejme tomu 15. ledna. Příslušnou částku za dodávku tepla za měsíc leden je tedy potřeba dopočítat poměrně. Určíme tedy, kolik dnů v měsíci v bytě nájemce pobýval, v našem případě je to 17 dní z celkových 31, tzn. 17/31, to je necelých 55 %. Tuto hodnotu vynásobíme příslušnou měsíční sazbou (ta za měsíc leden činí 19 %) a následně vynásobíme celkovou fakturovanou částkou za roční dodávku tepla. Další měsíce již lehce dopočítáme, konkrétní měsíční sazba × fakturovaná částka. Stejným způsobem pronajímatel postupuje i v případě, že nájemce byt opustil v průběhu měsíce.

V rámci našeho příkladu, obdržel pronajímatel souhrnné vyúčtování od SVJ, které zahrnuje i položku Teplo – vytápění. Celková částka činí 10 534,67 Kč. Pokud by tedy nájemce byt obýval celoročně, pronajímatel by mu celou tuto částku přeúčtoval. Konkrétně za jednotlivé měsíce by náklady činily: 2 001,59 Kč za leden (10 534,67 × 0,19), 1 685,55 Kč za únor (10 534,67 × 0,16), 1 474,85 Kč za březen (10 534,67 × 0,14) atd., konkrétní měsíční sazby jsou dány výše zmíněnou vyhláškou. V případě, že by se nájemce do bytu nastěhoval například v půlce ledna, tj. 15. 1., byl by výpočet ceny za dodávku tepla pro měsíc leden následující: (17/31) × 0,19 × 10 534,67 = 1 097,64 Kč (viz vysvětlení výše).

VYÚČTOVÁNÍ ZÁLOH

Tímto jsme dospěli k poslední části. A to k samotnému vyúčtování záloh za energie a služby.

Jako první krok je dobré si zkontrolovat, že nebyly opomenuty žádné výdaje, které s daným bytem souvisí a zároveň je možné je přeúčtovat nájemci. Pokud vše souhlasí, sečteme jednotlivé položky a obdržíme tak celkovou částku, kterou je nájemce dlužen za energie a služby spojené s užíváním bytu. Toto však není částka, kterou je povinen pronajímateli zaplatit. Jelikož nájemce každý měsíc společně s nájmem odváděl i konkrétní peněžní částku, jako zálohu na energie a služby, nyní ji pronajímatel musí odečíst od celkových nákladů a nájemci následně vyúčtovat přeplatek či nedoplatek. Pokud je nájemci vyúčtován příliš vysoký nedoplatek, měl by pronajímatel zvážit navýšení záloh. Stejně tak, v případě vysokého přeplatku, by bylo vhodné zamyslet se nad snížením měsíčních záloh na energie a služby.

Uveďme si jednoduchý příklad. Nájemce po celý rok odváděl pronajímateli zálohy ve výši 2 500 Kč měsíčně, tj. celkově za rok zaplatil na zálohách 30 000 Kč (12 měsíců × 2 500). V následujícím roce bylo vypočteno, že jeho celkové náklady na energie a služby činily 42 650 Kč. Po odečtení záloh tedy pronajímatel zjistí, že mu nájemce dluží ještě 12 650 Kč, nájemce má tedy vůči pronajímateli nedoplatek. V případě, že nájemní vztah pokračuje i v dalších letech, měl by pronajímatel (s ohledem na poměrně vysoký nedoplatek) zvážit navýšení měsíčních záloh odváděných nájemcem.

Pronajímatel je povinen dodat nájemci vyúčtování do 4 měsíců po skončení daného vyúčtovacího období. To znamená, bylo-li na začátku dohodnuto, že zúčtovacím obdobím bude kalendářní rok, nejpozději do konce dubna musí pronajímatel nájemci energie vyúčtovat. Pokud tuto lhůtu pronajímatel nedodrží, nájemce si může nárokovat pokutu, a to ve výši až 50 Kč za každý započatý den prodlení. Na co je přitom důležité pamatovat je fakt, že nájemce má rovněž právo nahlédnout do jednotlivých celkových faktur za dodané energie a vidět i způsob výpočtu, jakým byl vyhodnocen jeho přeplatek či nedoplatek (na vyrovnání přeplatku/nedoplatku mají obě strany 4 měsíce od předání vyúčtování). Pokud s vyúčtováním nájemce nesouhlasí, může jej reklamovat, nejpozději však do 30 dnů od okamžiku, kdy mu bylo vyúčtování doručeno či předáno. Pronajímatel má následně rovněž 30 dnů na vyřízení námitky.

CHCETE SI USNADNIT PRÁCI S VYÚČTOVÁNÍM?

Správně vyúčtovat energie a služby nájemci není vůbec snadná záležitost. Pokud se Vás tato problematika týká, tak právě pro Vás jsme připravili přehlednou a jednoduchou excelovskou tabulku, která Vám vše ulehčí! Pomůže Vám vše správně spočítat a zároveň přehledně připravit pro náhled nájemci. Napište si o ní do komentářů zde a my Vám ji zašleme (samozřejmě zdarma).

A pokud budete chtít s celým postupem pomoct a případné nejasnosti vysvětlit, neváhejte nás kontaktovat! Možností je mnoho: na mailu či na sociálních sítích (Facebooku i Instagramu).

Tento článek pro Vás připravil

Radim Kučera
jednatel

737 963 757

radim.kucera@r21.cz